Comment séparer ses communications personnelles et professionnelles en télétravail ?

3 problèmes rencontrés lorsque les communications pro et perso ne sont pas dissociées

• Côté entreprise, comment faire pour mieux cadrer le temps passé par ses collaborateurs sur leurs tâches et missions professionnelles tout en respectant leur vie privée et le RGPD ? (Règlement Général sur la protection des données)
• Côté utilisateurs, comment faire pour ne pas mélanger utilisation professionnelle de son téléphone pour les appels et outils collaboratifs avec son utilisation personnelle ?
• Vis-à-vis des clients et interlocuteurs externes enfin, comment faire en sorte qu’ils aient l’impression d’appeler une ligne fixe d’entreprise et ne perçoivent pas de différence dans la gestion de l’appel arrivant sur un mobile à domicile ?

Une des réponses les plus appropriées est l’installation d’une solution de téléphonie d’entreprise cloud. On vous explique pourquoi !

Comment respecter la vie privée de vos collaborateurs ?

Et si vous commenciez par gardez le contrôle sur vos données d’appels afin de capitaliser sur votre actif?

Avec la distance, les managers ont souvent plus de mal à rester proche de leur équipe, atténuer d’éventuels problèmes de communication entre les collaborateurs ou s’assurer que tous aient le même niveau d’information pour avancer. D’où l’importance d’une interface et d’un environnement totalement lié à l’entreprise, dans lequel les utilisateurs se sentent à l’aise.

La téléphonie d’entreprise cloud peut ici être un véritable atout, car elle permet aux collaborateurs d’utiliser n’importe quel appareil mobile et de se connecter à leur environnement de travail pour toutes leurs communications : les appels audio et visio comme la messagerie instantanée.

Collaborez et supervisez depuis un espace dédié

Dans cet espace dédié aux communications professionnelles, tous les utilisateurs retrouvent leur numéro d’appel professionnel, l’annuaire partagé de l’entreprise, les fonctionnalités avancées de téléphonie d’entreprise, ainsi que des espaces collaboratifs pour partager des documents.

Pour les managers, c’est l’opportunité de voir qui est présent en ligne ou pas, de dialoguer, d’assigner des missions et organiser des conférences en ligne facilement sur un même outil.

Dans certains secteurs d’activité comme l’Immobilier ou le Retail, il pourra aussi leur être utile de créer et consulter un journal d’appels commun afin de s’assurer que tous les appels non-répondus seront traités rapidement.

Respectez la vie privée des collaborateurs

En créant cet espace de travail dédié aux communications d’entreprise, seuls les appels et échanges réalisés pendant les heures de travail sont consignées dans l’application. A partir du moment ou le collaborateur se déconnecte de l’application de téléphonie professionnelle cloud, il peut retrouver l’usage de son téléphone en mode privé et personnel.

En quoi la téléphonie cloud est-elle un vrai soutien aux télétravailleurs ?

Du côté de l’utilisateur, le télétravail revêt des visages différents suivant la qualité de son équipement, s’il dispose d’un espace privé ou s’il partage son espace avec d’autres. En revanche, ce qui est commun à tous les télétravailleurs, c’est cette difficulté que l’on peut avoir dans le choix et la gestion de ses communications.

Restez concentré sur vos missions professionnelles

Comment rester concentré et ne pas se laisser distraire par des applications softphones ou collaboratives open source ? Celles qui servent aussi bien aux loisirs, aux messages de l’école, aux groupes d’amis ou à son association caritative qu’à ses échanges professionnels ?
Lorsque l’entreprise fournit les outils nécessaires pour séparer tous ces aspects de sa vie privée de son environnement professionnel, les collaborateurs peuvent se concentrer sur leur cœur de métier pendant les heures ouvrées.

Libérés du choix des outils de communication avec leurs collègues en France et à l’International, ils ont à portée de main toutes les fonctionnalités de téléphonie d’entreprise utiles pour appeler, transférer des appels, ajouter ou supprimer des participants à la conversation etc. sans risque d’assimilation aux communications personnelles.

Gérez en quelques clics vos absences et indisponibilités

Cette clarification des environnements pro et perso au niveau de la téléphonie, capitale en télétravail, rejaillit positivement sur l’organisation globale à domicile.

Une application de téléphonie cloud permet en effet d’afficher à tous son indisponibilité lorsque l’on s’accorde une pause et de configurer des renvois d’appels en cas d’absence prolongée pendant les congés. Vous facilitez ainsi la vie de votre remplaçant et vous assurez que les appels seront traités ou ne resteront pas sans réponse.

A domicile ou au bureau, conservez votre numéro professionnel 

et offrez une qualité de service identique à vos interlocuteurs externes !

Avec un système de téléphonie Cloud, la séparation claire entre communications personnelles et professionnelles a également un impact très positif sur vos clients et appelants de l’extérieur.

En effet, vous pouvez conserver votre numéro de poste sur n’importe quel terminal et où que vous vous trouviez. Ce numéro peut avoir un préfixe local (01…, 02… etc.) de façon à ce que l’interlocuteur qui appelle votre agence ou votre boutique n’ait pas la sensation d’appeler un domicile privé.

Comme avec un PABX classique, les appelants peuvent être redirigés vers votre poste par des personnes chargées de l’accueil ou par un serveur vocal interactif (SVI).

Vous faites partie d’un groupe d’appels ? Un collaborateur prendra automatiquement l’appel si vous n’êtes pas disponible.

Pour le client, il n’y a pas de différence dans le traitement de son appel voire des améliorations par rapport à votre ancien système, la configuration et les modifications devenant très simples à effectuer !

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